HUMAN RESOURCES AND ADMINISTRATIVE CLERK / COMMIS AUX RESSOURCES HUMAINES ET À L’ADMINISTRATION
Location / Lieu : Greater Sudbury, ON / Grand Sudbury ON
Reports to / Relève de : Human Resources Manager / Gestionnaire des ressources humaines
Status / Statut : Full-time, Permanent / Temps plein, permanent
Compensation / Rémunération : $25.00-$27.00 hourly / 25,00 $ à 27,00 $ de l’heure
About Us / À propos de nous
English
At Magic Triangle, we believe in collaboration, belonging, and empowerment. Guided by our mission, vision, and values, we foster nurturing environments for children, families, and communities.
Mission: We foster belonging by educating and empowering children and families in a nurturing environment.
Vision: A society built on authentic relationships and valuing self-fulfillment.
Values: Integrity, Respect, Inquisitiveness, Transparency, Exemplary Practice.
Philosophy: “Every child needs at least one person who is crazy about them.” – Urie Bronfenbrenner
Just as each child is recognized as a unique individual with their own gifts, we believe our team members bring their own strengths, passion, and creativity to the organization. By living our values and committing to reflective practice, we create an environment that supports both professional and personal growth.
Français
Chez Triangle magique, nous croyons en la collaboration, le sentiment d’appartenance et l’autonomisation. Guidés par notre mission, notre vision et nos valeurs, nous favorisons des environnements bienveillants pour les enfants, les familles et la communauté.
Mission : Nous favorisons le sentiment d’appartenance en éduquant et en outillant les enfants et les familles dans un environnement bienveillant.
Vision : Une société fondée sur des relations authentiques et la valorisation de l’épanouissement personnel.
Valeurs : Intégrité, Respect, Curiosité, Transparence, Pratique exemplaire.
Philosophie : « Chaque enfant a besoin d’au moins une personne folle de lui. » – Urie Bronfenbrenner
Tout comme chaque enfant est reconnu comme un individu unique doté de ses propres talents, nous croyons que chaque membre de notre équipe apporte sa propre force, sa passion et sa créativité à l’organisation. En vivant nos valeurs et en nous engageant dans une pratique réflexive, nous créons un environnement qui soutient la croissance professionnelle et personnelle.
Position Summary / Sommaire du poste
English
The Human Resources and Administrative Clerk provides clerical and administrative support to the Human Resources department in areas including recruitment, onboarding, employee records management, payroll support, and compliance documentation. This role supports the efficient operation of HR processes while ensuring accuracy, confidentiality, and professionalism.
Français
Le ou la commis aux ressources humaines et à l’administration fournit un soutien administratif et clérical au département des ressources humaines dans les domaines du recrutement, de l’intégration, de la gestion des dossiers des employé(e)s, du soutien à la paie et de la documentation de conformité. Ce poste contribue au bon fonctionnement des processus RH tout en assurant l’exactitude, la confidentialité et le professionnalisme.
Key Responsibilities / Responsabilités principales
English
- Coordinate recruitment processes including job postings, interview scheduling, candidate communication, and onboarding.
• Maintain accurate employee records and HR documentation using HR platforms such as HUMI and Digibot.
• Assemble onboarding packages and support orientation and training documentation processes.
• Provide administrative support to the Human Resources department and assist with daily office operations.
• Support payroll, benefits administration, timekeeping, and employee inquiries.
• Prepare HR correspondence, reports, training logs, and compliance documentation as required.
• Maintain accurate WIC and compliance records in accordance with organizational policies and privacy legislation.
• Assist with HR audits, employee file reviews, and documentation verification processes.
• Ensure confidentiality of employee information and compliance with applicable legislation.
• Collaborate with internal departments to support HR and administrative functions.
• Other related duties as assigned.
Français
- Coordonner les processus de recrutement, incluant les affichages de postes, la planification des entrevues, les communications avec les candidat(e)s et l’intégration.
• Maintenir des dossiers d’employé(e)s et une documentation RH exacts à l’aide de plateformes RH telles que HUMI et Digibot.
• Préparer les trousses d’intégration et soutenir les processus d’orientation et de documentation de formation.
• Fournir un soutien administratif au département des ressources humaines et contribuer aux opérations administratives quotidiennes.
• Soutenir la paie, l’administration des avantages sociaux, la gestion du temps et les demandes des employé(e)s.
• Préparer la correspondance RH, les rapports, les registres de formation et la documentation de conformité au besoin.
• Maintenir des dossiers WIC et de conformité exacts conformément aux politiques organisationnelles et aux lois sur la protection des renseignements personnels.
• Soutenir les audits RH, les vérifications de dossiers d’employé(e)s et les processus de validation documentaire.
• Assurer la confidentialité des renseignements des employé(e)s et le respect des lois applicables.
• Collaborer avec les différents départements afin de soutenir les fonctions RH et administratives.
• Autres tâches connexes au besoin.
Qualifications / Exigences
English
- Diploma in Human Resources, Business Administration, or a related field.
• One (1) to two (2) years of experience providing administrative support in a Human Resources environment.
• Knowledge of office software, HRIS platforms, and administrative systems.
• Strong organizational skills, attention to detail, and ability to manage confidential information.
• Effective communication and interpersonal skills.
• Ability to prioritize tasks and work in a fast-paced environment.
• Ability to work flexible hours, including evenings or weekends if required.
• Bilingualism (French and English): Required.
Français
- Diplôme en ressources humaines, en administration des affaires ou dans un domaine connexe.
• Une (1) à deux (2) années d’expérience en soutien administratif dans un environnement de ressources humaines.
• Connaissance des logiciels de bureau, des plateformes SIRH et des systèmes administratifs.
• Excellentes compétences en organisation, souci du détail et capacité à gérer des renseignements confidentiels.
• Bonnes compétences en communication et en relations interpersonnelles.
• Capacité à établir les priorités et à travailler dans un environnement dynamique.
• Capacité à travailler selon un horaire flexible, incluant les soirs ou fins de semaine au besoin.
• Bilinguisme (français et anglais) : Obligatoire.
Working Conditions / Conditions de travail
English
- Office-based environment with frequent computer and administrative work.
• Frequent interaction with staff, management, and external applicants or service providers.
• May require travel between organizational sites and attendance at meetings or training sessions.
• Compliance with organizational policies and legislative requirements.
Français
- Milieu de bureau comportant un travail fréquent à l’ordinateur et des tâches administratives.
• Interactions fréquentes avec le personnel, la direction, les candidat(e)s et les fournisseurs de services externes.
• Peut nécessiter des déplacements entre les sites de l’organisation ainsi que la participation à des réunions ou formations.
• Respect des politiques organisationnelles et des exigences législatives.
Equity, Accessibility & French Language Services / Équité, accessibilité et services en français
English
Magic Triangle is committed to employment equity and encourages applications from equity-deserving groups. Accommodations are available throughout the recruitment process in accordance with the Accessibility for Ontarians with Disabilities Act (AODA) and the Ontario Human Rights Code.
This position supports the active offer of French-language services and contributes to the vitality of Ontario’s Francophone community.
Français
Triangle magique valorise l’équité en matière d’emploi et encourage les personnes issues de groupes en quête d’équité à poser leur candidature. Des mesures d’adaptation sont offertes à toutes les étapes du processus de recrutement, conformément à la Loi sur l’accessibilité pour les personnes handicapées de l’Ontario (LAPHO) et au Code des droits de la personne de l’Ontario.
Ce poste contribue à l’offre active de services en français et à la vitalité de la communauté francophone de l’Ontario.